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メールの書き出し、どうする?

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電子メールにも作法があると聞くと驚きますが、その簡便さから手紙にすっかり取って代わろうとしている電子メール、それぞれのケースにふさわしい書き方とされるものがあります。メールは手紙より簡単で便利だけど、ビジネス用や目上の人への書き出しが難しい。迷惑メールも多い現在、電子メールの作法やマナー、書き方を考えましょう。 

手紙と電子メールの違い

どちらも伝える手段という意味では変わりはありません。しかし、日本においては特に手紙、書き言葉というものを大切にしてきた伝統があります。熱心に書道を学び体得した文字の美しさと同じくらいに形式に則った教養ある文を書くことが大事だったのです。逆にいえば、これらが苦手な人にとっては手紙は苦痛の種だったのは間違いありません。

電子メールは、字の上手い下手に関係なく送ることが出来ます。さらに、電子メールがそもそもアメリカの研究者たちの情報交換に使われていたということも、用件のみの簡便な電子メールの様式が広まった理由のひとつといわれています。つまり、手紙のように時候の挨拶や「拝啓、敬具」「前略、早々」など頭語、結語も気にせず普段通りの言葉のまま伝える、ということです。驚いたことに、今では手紙様式の電子メールはマナー違反だという意見まででてくるようになりました。マナー違反とは思えませんが、簡便なメールにはそれにふさわしい書き方があるのは間違いありません。



電子メール書き出し 

気軽な電子メールも、ビジネスで使用する場合は押さえておきたいことがあります。ビジネス用メールの形式として、目安は次のようになります。

1)件名
    簡潔に、具体的かつわかりやすく。
    「こんにちは」などは内容が推測できないので避けます
    蛇足ですが、「こんにちわ」と表記するのはやめましょう。

2)宛名人名
    本文の最初に宛名人名を書きます。
    必要ないという人もいますが、誤送信の可能性もありますし
    きちんと書きましょう。敬称は役職ではなく「様」とします。
    会社や部署の名を入れるときは「○○株式会社  ●●様」と
    書くと良いです。相手の名前がわかれば姓名とも書くのが
    より丁寧です。  

3)本文
    簡潔に自己紹介した後、用件を書くのですが、書き出しに
    悩む人がいるようです。
 
    初めてのメールであれば、「はじめまして。 ○○株式会社で
    ?を担当しております●●と申します」とするのが良いでしょう。
    すでに知っている相手でも親しい人でないならば、「いつも
    お世話になっております」や「いつもお世話になり、ありがとう
    ございます」、「先日はありがとうございました」などど始める
    のが好感が持てます。

    最近「お疲れ様です」と書き出す人が多いようですが、状
    況がふさわしければよいですが、むやみに使うのはよくあり
    ません。朝一番に読むメールの冒頭に「お疲れ様」と書かれ
    て元気が出る人はあまりいませんね。また、ビジネスメール
    ならば自分を名乗った後直接用件に入っても失礼ではあり
    ません。      

4)署名
    最後には名刺代わりの署名を入れましょう。
  • 社名、部署名
  • 名前  
  • 電話番号、FAX番号
  • メールアドレス
  • 会社のホームページURL


メールのその他のこと

電子メールの作法は確立されているものではないので、あいさつ文にしても手紙のように「麦秋の候、皆様にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と書いても悪くはないのです。簡潔がよしとされるメールですが、ぞんざいな文章よりも、丁寧なほうがはるかによいものです。

また、気軽に「おはようございます」や「こんにちは」「こんばんは」も良く使われます。親しみがあってよいですね。いつでもつかえる「こん**は」という表記もありますが、メールならではです。ただし親しくない相手には使わないようにしましょう。

メールは活字で相手に伝わります。これが手紙なら、同じく顔は見えなくても書かれた文字から書き手の心の内までが読み取れることもあるものですが、活字ではそのようなことは全くありません。メールの文字のみでのやり取りは、そういう意味で大変難しいのです。簡便なメールだからこそ、そのことを心に留めてしっかりと相手に伝わる文章を心がけることが必要です。

下に評判のよい本を紹介しておきます。参考にして下さい。






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